Esprit Entrepreneur
La nouvelle culture du télétravail offre des opportunités à votre entreprise. Elle vous permet d’élargir géographiquement votre recherche de nouveaux talents et clients. Vous pouvez laisser vos employés créer des calendriers plus flexibles pour concilier leurs vies professionnelle et privée. Ou proposer de nouveaux services ou produits répondant mieux aux besoins de vos clients dans un monde qui a profondément changé.
Gérer une entreprise dont le personnel travaille à distance peut également s’avérer difficile, en particulier si votre équipe a l’habitude de collaborer au sein d’un même lieu. Vous ne pouvez plus compter sur un espace de travail physique pour promouvoir la collaboration, un travail d’équipe efficace et une culture partagée. Au moment de réinventer votre activité pour prendre compte cette nouvelle normalité, les cinq outils de télétravail suivants peuvent vous aider à garder votre équipe connectée et productive.
1. Réunir des équipes grâce à une plateforme de collaboration
Quand des équipes aux compétences et bagages différents collaborent, elles produisent un travail de meilleure qualité et génèrent davantage de revenus. Il est cependant difficile de maintenir sur la même longueur d’onde des personnes qui travaillent à distance.
Comment une plateforme de collaboration peut aider ?
Pour améliorer le travail d’équipe dans votre entreprise, commencez par promouvoir une culture collaborative. Les gens sont plus enclins à partager et à faire valoir leur point de vue dans un respect mutuel quand ils se sentent en confiance. Aidez-les également à communiquer entre eux, à obtenir de l’aide et à nouer des relations grâce à une plateforme de collaboration complète.
Une bonne plateforme de collaboration facilite le télétravail des équipes en les aidant à accomplir les tâches suivantes :
- Obtenir rapidement une réponse à une question posée via le chat.
- Utiliser un partage d’écran pour présenter une idée ou partager des progrès.
- Planifier des réunions d’équipe et d’entreprise, ainsi qu’y assister.
- Passer des appels.
- Utiliser la fonctionnalité de visioconférence.
Bon nombre de personnes ressentent le télétravail comme une forme d’isolement. Aidez votre équipe à rester mobilisée grâce à un bon logiciel de collaboration.
2. Préservez votre culture unique grâce à une application vidéo
Plus une entreprise est petite, plus il est facile de créer une communauté. Les membres de votre équipe peuvent apprendre à se connaître et se lier d’amitié. Les clients et les employés peuvent nouer des relations avec le PDG et des cadres supérieurs. Ils peuvent même influencer des décisions clés. Votre culture spécifique s’épanouit grâce à des connexions de ce genre. Mais comment maintenir cette proximité quand les gens ne sont pas réunis dans le même bureau ?
Comment la vidéo peut aider ?
Les gens communiquent à l’aide de mots, d’intonations, d’expressions faciales et de gestes. L’utilisation de signaux verbaux et non verbaux les aide à établir des relations de confiance. Offrez à vos employés et clients davantage d’opportunités de tisser ces liens essentiels à distance grâce à une solution de visioconférence.
La vidéo peut vous aider, votre équipe et vous, à garder le contact entre vous, ainsi qu’avec vos clients, en simplifiant les tâches suivantes :
- Visualiser l’espace de réunion.
- Soutenir l’attention des participants, sachant qu’il est plus difficile d’accomplir plusieurs tâches à la fois sous l’œil de la caméra.
- Mettre un nom sur un visage.
- Héberger un espace de réunion informelle ou un club de lecture.
- Donner un cours hebdomadaire de yoga ou de méditation.
- Inviter les membres du personnel à révéler leur personnalité au travers de réunions thématiques telles que la « journée du pull moche » ou le « vendredi du chapeau ridicule ».
Vous devez éviter tout relâchement de l’esprit communautaire de votre lieu de travail quand vos collaborateurs ne sont pas au bureau. La vidéo est un excellent outil de télétravail qui peut contribuer à resserrer les liens entre les membres votre équipe.
3. Collaborer plus efficacement grâce au partage de fichiers
La collaboration ne se limite pas aux réunions et à la communication. Votre équipe doit également élaborer des solutions. Des produits aux contrats juridiques en passant par la publicité, vos employés doivent collaborer pour fournir un travail de qualité. Or, quiconque a déjà échangé des fichiers par e-mail sait pertinemment à quel point il est facile de perdre la trace d’un fichier de travail au fil des versions, ou de passer à côté d’un commentaire important.
Comment le partage de fichiers peut aider ?
Simplifiez la collaboration sur des documents grâce à une application de partage de fichiers. Une telle application permet d’effectuer les opérations suivantes :
- Partager des fichiers via un stockage en ligne afin que chacun ait accès à leur version la plus récente.
- Apporter des modifications et formuler des commentaires directement dans les fichiers.
- Voir en temps réel qui a déjà modifié et commenté les fichiers.
- Recevoir une notification quand quelqu’un a modifié ou commenté un fichier.
Les gens se disent plus satisfaits de leur travail quand ils se sentent productifs. Facilitez la collaboration grâce à une application de partage de fichiers.
4. Maintenir les initiatives sur les rails grâce à un logiciel de gestion de projet
La bonne conduite d’un projet nécessite souvent que plusieurs personnes collaborent pour coordonner les transferts de fichiers et accomplir les tâches. Cela peut être difficile, même si tout le monde travaille dans le même bureau. En revanche, quand votre personnel travaille à distance ou a des heures différentes, les risques de dérapage de votre projet augmentent considérablement.
Comment un outil de gestion de projet peut aider ?
Un logiciel de gestion de projet peut vous aider, votre équipe et vous, à déterminer la durée d’un projet et les compétences dont vous avez besoin pour le mener à bien dans les délais. Une fois une initiative lancée, les membres de l’équipe et les chefs de projet peuvent se connecter en tout lieu pour voir facilement ce qu’il reste à faire et quand la prochaine tâche doit commencer.
Un outil de gestion de projet basé sur le cloud peut vous aider à respecter les délais et à gérer efficacement l’allocation de ressources, quel que soit l’endroit où votre équipe et vous travaillez. Il vous aide également sur les plans suivants :
- Acquérir une visibilité de ce sur quoi chacun travaille.
- Prendre des décisions judicieuses concernant qui travaille sur quel projet.
- Déterminer rapidement quand vous devez embaucher ou externaliser pour répondre à vos priorités.
- Tenir les équipes et la direction informées des étapes clés.
- Aider les employés à hiérarchiser des tâches concurrentes.
- Savoir plus rapidement quand des projets dérapent et pouvoir corriger le tir si nécessaire.
Un outil de gestion de projet approprié peut vous aider, votre équipe et vous, à mener à bien des projets de grande qualité dans le cadre de la poursuite de vos objectifs généraux.
5. Améliorer la productivité avec une application de gestion des tâches
Gérer une petite entreprise n’est pas simple, surtout dans un contexte de pandémie. Les budgets sont souvent serrés, et votre équipe et vous devez porter de nombreuses casquettes. Il est parfois quasiment impossible de dresser la liste des choses à accomplir en 24 heures, voire en huit.
Comment un outil de gestion des tâches peut aider ?
Si un logiciel de gestion des tâches ne peut pas augmenter le nombre d’heures dans une journée, il peut vous aider à exploiter au mieux les ressources dont vous disposez. Compte tenu de toutes les interruptions qui émaillent le télétravail, savoir sur quoi et à quel moment travailler permet de gagner du temps.
Un outil de gestion des tâches efficace permet à chacun de contribuer de manière significative à l’entreprise en vous offrant les possibilités suivantes :
- Répartir et hiérarchiser les tâches par jour et par semaine.
- Fixer des échéances progressives pour éviter que les employés soient dépassés.
- Suivre les progrès d’un projet ou d’un groupe.
- Acquérir une visibilité de la productivité globale afin de pouvoir intervenir auprès des équipes qui rencontrent des difficultés.
La façon dont nous travaillons a changé. Que vous utilisiez ou non un espace de bureau pour réunir vos employés, votre équipe continuera à travailler à distance plus fréquemment qu’en 2019. Faites de ce nouveau style de travail un atout pour votre entreprise grâce à des applications de télétravail permettant de travailler en restant connecté.